TÜRKİYE BAROLAR BİRLİĞİ
SOSYAL YARDIM VE DAYANIŞMA FONU
ÇALIŞMA YÖNERGESİ
Yürürlük Tarihi: 27.08.2006
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç
Madde 1 – Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu
faaliyetlerinin yürütülmesinde uygulanacak çalışma usul ve
esaslarının belirlenmesidir.
Kapsam
Madde 2 – Bu Yönergede
Yürütme Kurulu, Fon Müdürlüğü, Baro Görevli Yönetim Kurulu
Üyesi ve Fon Temsilciliklerinin münferit ve birbirleriyle
olan çalışma usul ve esasları, Fon personelinin özlük hakları,
Fon gelir ve giderlerinin idaresi ile kullanılacak belgeler
ve tutulacak kayıtlar düzenlenmiştir. Yönetmelikte yer alan
tanımlar bu Yönerge için de geçerlidir.
Dayanak
Madde 3 – Bu Yönerge,
Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu Yönetmeliğine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Yürütme Kurulu
Madde 4 – Yürütme Kurulu üyeleri, Yönetmeliğin
7 nci maddesinde belirtilen görevleri ile ilgili olarak;
4.1- En az ayda bir toplanmak suretiyle;
4.1.1- Fon Müdürlüğünce yürütülen faaliyetler
hakkında Fon Müdürü tarafından sunulan bilgileri değerlendirir, gündemindeki
konuları görüşür, görüşülen konular ile ilgili düzenlenen
tutanakları ve karara bağlanan hususları Yürütme Kurulu
Karar Defterinde imza altına alır, gerçekleştirilmesini
takip eder.
4.1.2- Fona ait kaynakların değerlendirilme
esaslarını belirler ve belirlenen esaslar doğrultusunda
Fon Müdürü tarafından yürütülen işlemleri değerlendirir.
4.2- Yönetim Kurulunun onayına sunmak
üzere;
4.2.1- Bir sonraki yıl uygulanacak
olan iş programını en geç içinde bulunulan yılın Kasım
ayının sonuna kadar hazırlar.
4.2.2- Bir sonraki yıl uygulanacak
olan tahminî bütçeyi en geç içinde bulunulan yılın Kasım
ayının sonuna kadar hazırlar.
4.2.3- Fonun yıllık bilânçosunu ve
çalışma raporunu takip eden yılın Ocak ayının sonuna
kadar hazırlar.
4.2.4- Lüzum gördüğü hâllerde olağanüstü
yardım yapılması hakkında karar alır.
4.2.5- İhtiyaç halinde Yönergelerde
yapılacak değişiklikleri belirler.
4.2.6- Fon Müdürlüğü bünyesinde istihdam
edilecek geçici ve/veya sürekli personelle ilgili değerlendirme
yapar.
4.2.7- Fon Müdürlüğü ve Fon Temsilciliklerinde
çalışan personelin terfisi ile ücret ve sosyal haklarını
değerlendirir.
4.3- Fon kaynaklarının yönetim ve değerlendirilmesi
konularında gerekli gördüğü araştırma ve çalışmaları yapar,
bu konuda altı aylık dönemler itibariyle rapor hazırlar.
4.4- İş programı ve tahminî bütçenin
uygulanmasını takip eder ve üçer aylık dönemler itibariyle
değerlendirir, varsa önerilerini de içeren bir değerlendirme
raporu hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunar.
Yürütme Kurulu Başkanı
Madde 5 – Yönetim Kurulu Sayman Üyeliğini
de yürüten Yürütme Kurulu Başkanı;
5.1- Yürütme Kurulu toplantılarını düzenler
ve yönetir.
5.2- Fon Müdürü ile birlikte Sosyal Yardım
ve Dayanışma Yönergesi, Geçici İş Göremezlik, Olağanüstü
ve Cenaze Yardımları Esasları Yönerge No:1 kapsamında yapılan
sosyal yardım başvurularının mevzuata uygunluğunu değerlendirir.
5.2.1- Olağanüstü Yardım başvurularını,
görüşü ile birlikte Türkiye Barolar Birliği Başkanlık
Divanına ve Ek Olağanüstü Yardım başvurularını görüşü
ile birlikte Türkiye Barolar Birliği Yönetim Kuruluna
sunar, alınan kararları Fon Müdürlüğüne bildirir (1)
.
5.2.2- Müşavir Hekim veya hekimlerden,
Sağlık Kurulu Raporları veya Epikriz Belgelerinin uygunluğuna
ilişkin yazılı görüşün alınmasını müteakip; avukat, çalışmayan
avukat ve stajyer avukat tarafından yapılan Olağan Dışı
Haller Sebebiyle Yapılacak Geçici İş Göremezlik Yardımı
başvurularını, görüşü ile birlikte Türkiye Barolar Birliği
Başkanlık Divanına ve Ek Olağan Dışı Haller Sebebiyle
Yapılacak Geçici İş Göremezlik Yardımı başvurularını
görüşü ile birlikte Türkiye Barolar Birliği Yönetim Kuruluna
sunar, alınan kararları Fon Müdürlüğüne bildirir (2)
.
5.3- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi,
Sağlık Yardımları Esasları Yönerge No:2 kapsamında yapılan
Sağlık Yardımı başvurularına ilişkin Fon Müdürü ve Müşavir
Hekim tarafından yapılan kontrol ve tespitleri inceleyerek
Sağlık Yardımı Tespit Tutanaklarını imzalar.
5.4- Yapılacak yardımlara ilişkin Barolara
hitaben bilgilendirme ve iç yazışma niteliğindeki evrakları
Fon Müdürüyle birlikte imzalar.
5.5- Fon faaliyetlerinin yürütülmesi
için yapılan harcamaları gösterir gider belgelerini Fon
Müdürüyle birlikte inceler, uygun görerek onayladığı gider
belgelerini Muhasebe servisine intikal ettirilmek üzere
Fon Müdürüne teslim eder.
5.6- Fona ait banka hesaplarından yapılacak
ödemeler, virmanlar ve havalelere ilişkin banka talimatları
ve ödeme emirlerini Birlik Başkanı ile, Birlik Başkanının
yokluğunda Başkan Yardımcılarından biri veya Birlik Genel
Sekreteri ile birlikte imzalar.
Fon Müdürlüğü
Madde6 – Fon Müdürlüğü; Yönetim Kurulu
tarafından atanan Müdür, Yürütme Kurulunun önerisi üzerine
Yönetim Kurulu tarafından atanacak Müdür Yardımcısı, Şef
ile Memur veya Memurlardan oluşur. Memurluktan sonra, Şeflik
ve Müdür Yardımcılığına terfi edilmesi Yürütme Kurulunun
önerisi üzerine Yönetim Kurulu onayıyla gerçekleşir.
6.1- Fon Müdürü Yönetmeliğin 8 inci maddesinde
belirtilen görevleri ile ilgili olarak;
6.1.1- Fon hesabına günlük olarak yatırılan
vekâlet pulu satış gelirlerini takip eder ve Yürütme
Kurulu tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde Fona
ait paraların banka hesaplarında değerlendirilmesi işlemlerini
yürütür.
6.1.2- Yürütme Kurulu Başkanı ile birlikte
sosyal yardım başvurularını değerlendirir. Baro Başkanlıklarından
Fon Müdürlüğüne ulaşan belgeleri inceleyerek tespit ettiği
eksiklikleri Yürütme Kurulu Başkanı ile ilgili Baroya
yazılı olarak bildirir.
6.1.3- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi,
Geçici İş Göremezlik, Olağanüstü ve Cenaze Yardımları
Esasları Yönerge No:1 kapsamında yapılan sosyal yardım
başvurularında;
a) Müşavir Hekim veya hekimlerden
Sağlık Kurulu Raporlarının uygunluğuna ilişkin yazılı
görüş alınmasını müteakip; Üyelere gönderilecek Hastalık
Sebebiyle Yapılacak Geçici İş Göremezlik Yardımlarını
bir yıl içinde en az 21 gün ve en fazla 90 gün için olmak
üzere, sağlık kurulu raporunda belirtilen istirahat süresine
göre,
b) Müşavir Hekim veya hekimlerden
Doğum Raporlarının uygunluğuna ilişkin yazılı görüş alınmasını
müteakip; Analık Sebebiyle Yapılacak Geçici İş Göremezlik
Yardımlarını doğum raporunda belirtilen doğumun yapıldığı
tarihe göre,
c) Hak sahiplerine gönderilecek
Cenaze Yardımlarını ise avukat, çalışmayan avukat ve
stajyer avukatın vefat tarihlerine göre
tespit eder.
6.1.4- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi,
Sağlık Yardımları Esasları Yönerge No:2 kapsamında yapılan
Sağlık Yardımı başvurularının Yönergeye uygunluğunu inceledikten
sonra Sağlık Yardımı Tespit Tutanağını imzalar ve ilgili
evraklarla birlikte önce Müşavir Hekime ve ardından Yürütme
Kurulu Başkanına iletir.
6.1.5- Yapılması uygun bulunan yardımları;
Yönerge No:1 kapsamında yapılan başvurulara ait evrakların
Fon Müdürlüğüne ulaşmasından ve Türkiye Barolar Birliği
Başkanlık Divanı ile Türkiye Barolar Birliği Yönetim
Kurulu karar tarihinden itibaren en geç beş iş günü içinde,
Yönerge No:2 kapsamında yapılan başvurularda Üyelere
yapılacak ödemenin Yürütme Kurulu Başkanı tarafından
onaylandığı tarihinden itibaren en geç beş iş günü içinde
Formlarda belirtilen banka hesabına gönderir (3).
6.1.6- Barolar tarafından ilgililere
yapılan ödemelere ilişkin düzenlenen tutanakların, takip
eden ayın 15 inci gününe kadar İcmal Tablolarıyla birlikte
Fon Müdürlüğüne ulaştırılması ve Aylık İcmal Tabloları
ile Fon Müdürlüğü kayıtlarının mutabakatının sağlanması
işlemlerini kontrol eder.
6.1.7- Fon ile ilgili gider belgelerini
Yürütme Kurulu Başkanı ile birlikte inceler, Başkan tarafından
onaylanan gider belgelerini gerekli işlemleri yapmak
üzere Muhasebe servisine iletir.
6.1.8- Fon faaliyetleri ile ilgili
olarak Yönetim Kurulu ve Yürütme Kuruluna bilgi sunar.
6.1.9- Uygulamadan kaynaklanan olumsuzlukların
giderilmesi için çözüm önerileri hazırlar ve bu önerileri
Yürütme Kuruluna sunar. Fon faaliyetleri kapsamında,
Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyeleri ve Barolarda kurulacak
Fon Temsilcilikleri ile Fon Müdürlüğü arasında iletişim
ve organizasyonu sağlar.
6.1.10- Yürütme Kurulu toplantılarında
görüşülecek konularla ilgili gündemi hazırlar. Yapılan
görüşmeler ve alınan kararlar hakkında tutanak ve karar
defterini hazırlayarak üyelerin imzasına sunar.
6.1.11- Yürütme Kuruluna sunulmak üzere;
- Yönergelerin,
- Yıllık bilânço ve çalışma raporlarının,
- İş programları ve tahmini bütçeler ile bunların üçer
aylık dönemler itibariyle değerlendirme raporlarının,
- Fon kaynaklarının yönetimi hakkında altışar aylık
dönemler itibariyle değerlendirme raporlarının
taslaklarını hazırlar.
6.2- Fon Müdürlüğünde çalışacak diğer
personelin görevleri Fon Müdürünün sorumluluğunda yapılacak
işbölümüyle belirlenir. Fon Müdürlüğü personeli tarafından
yerine getirilecek görevler aşağıda belirlenmiştir;
6.2.1- Barolardan gelen üst yazılar
ve eklerine, gelen evrak kaydı yapılarak Fon Müdürüne
sunulur.
6.2.2- Fon Müdürünün incelemesinden
geçen Barolardan gelen üst yazılar ve eklerinde yer alan
belgeler ile Sosyal Yardım Talep Formları, Sağlık Yardımı
Talep Formları ve Cenaze Yardımı Talep Formları her bir
başvuru için ayrı birer dosya oluşturulacak şekilde tasnif
edilir.
6.2.3- Sosyal yardım başvuruları
ve başvuru sonuçlarına ilişkin Barolara hitaben yazılacak
bilgilendirme ve iç yazışma niteliğindeki yazılar hazırlanır.
Yazılar, hazırlayan memurlarca paraflanarak imzalanması
için Fon Müdürü ve Yürütme Kurulu Başkanına sunulur.
6.2.4- Yapılacak sosyal yardımlarla
ilgili banka ödeme talimatları hazırlanır ve Fon Müdürüne
sunulur. Fon Müdürü tarafından paraflanan banka ödeme
talimatları imza için Yürütme Kurulu Başkanı ile; Birlik
Başkanına, Birlik Başkanının yokluğunda Başkan Yardımcılarından
biri veya Birlik Genel Sekreterine sunulur.
6.2.5- Barolara hitaben hazırlanan
yazılarla, banka ödeme talimatlarına gerekli imzalar
alındıktan sonra giden evrak sayısı ve tarihi verilir.
Belgeler ilgililere ulaştırılır, banka talimatları ile
yapılacak ödemeleri gösterir Barolara hitaben hazırlanan
yazıların birer nüshası Muhasebe Servisine iletilir.
6.2.6- Barolardan gelen Aylık İcmal
Tabloları her bir Baro için ayrı ayrı dosyalanır ve Muhasebe
Servisi kayıtları ile karşılaştırılarak mutabakatı yapılır,
farklılık çıkması durumunda Barodan bilgi istenir ve
işlemler sonuçlandırılır.
6.2.7- Barolardan gelen ödeme tutanakları
ilgili Üyenin dosyasına işlenir.
6.2.8- Fona ait banka hesapları ile
Fon Müdürlüğü kayıtları günlük olarak takip edilir, aylık
bazda hesapların mutabakatı yapılarak tutanakla imza
altına alınır.
6.2.9- Üyelere ait bilgilerin bilgi
işlem ortamında kayıt altına alınması ve güncellenmesi
işlemleri yürütülür.
6.3- Fon Müdürünün yokluğunda Fon Müdürlüğündeki
en yetkili kişi Müdürün görevlerini yürütür.
Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi
Madde 7 – Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi,
Fon kapsamında yürütülecek faaliyetler ile ilgili olarak
Fon Müdürlüğü ile Baro arasındaki ilişkileri yürütmek ve
takip etmek üzere Baro Yönetim Kurulları tarafından belirlenir.
Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi;
7.1- Üyelerden gelen sosyal yardım başvurularını,
belgeleri ve ilgili süreler içerisinde, Baro Başkanlığı
vasıtasıyla Fon Müdürlüğüne iletilmesini sağlar (4) .
7.2- Fon Müdürlüğünce, Üyelere ödenmek
üzere Barolara gönderilen sosyal yardımların ilgililere
ulaştırılmasını takip ve kontrol eder.
7.3- Ay sonları itibariyle, sosyal yardımların
Üyelere ödendiğine veya Fon hesabına iade edildiğine ilişkin
bilgilerin yer aldığı İcmal Tablolarının hazırlanmasını
sağlar. Hazırlanan İcmal Tablosunun ve ekinde yer alacak
ödeme tutanaklarının en geç takip eden ayın 15 inci gününe
kadar Fon Müdürlüğüne ulaştırılmasını takip ve kontrol
eder.
7.4- Yönetmelik ve Yönergelerde belirtilen
sorumlulukları kapsamında Baroya yapılan başvurular, Fon
Müdürlüğü ile yapılan yazışmalar, düzenlenen İcmaller gibi
belge ve kayıtları muhafaza eder veya edilmesini sağlar.
7.5- Fon Müdürlüğü tarafından Baroya
gönderilen yardımlara ilişkin hak sahiplerine tebligatta
bulunulmasını, tebligat tarihinden itibaren bir ay içerisinde
hak sahibince herhangi bir nedenle alınmayan veya kabul
edilmeyen yardımların, söz konusu bir aylık sürenin dolmasından
itibaren en geç on iş günü içerisinde Fon Hesabına iade
edilmesini sağlar. Söz konusu iadelere ilişkin bilgileri
Aylık İcmal Tablosunda belirterek imza altına alır.
Fon Temsilcilikleri
Madde 8 – Yürütme Kurulunun önerisi ve Yönetim
Kurulunun kararıyla, iş yoğunluğu, coğrafi bölge, avukat sayısı
ve diğer kıstaslar göz önünde bulundurularak, ihtiyaç duyulduğu
takdirde Fon Temsilcilikleri kurulabilir. Fon Temsilciliği
personeli Fon Müdürlüğüne bağlı olarak Şef ile Memur veya Memurlardan
oluşur. Memurluktan sonra Şefliğe terfi edilmesi Yürütme Kurulunun
önerisi üzerine Yönetim Kurulu onayıyla gerçekleşir. Fon Temsilciliği
personeli tarafından 7 nci maddede belirtilen görevler yerine
getirilir ve belgeler, imzalanması için Baro Görevli Yönetim
Kurulu Üyesi veya Baro Başkanına sunulur. Fon Temsilciliğinde
çalışacak personelin işbölümü Fon Müdürü tarafından organize
edilecek olup, personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda
maddeler halinde düzenlenmiştir;
8.1- Temsilciliğin görev ve yetki alanına
giren Barolara kayıtlı üyelerden gelen yardım talepleri
için gerekli üst yazılar hazırlanır; ekinde yer alacak
belgeler ile Sosyal Yardım Talep Formları, Sağlık Yardımı
Talep Formları ve Cenaze Yardımı Talep Formları her bir
Üye için tasnif edilerek dosyalanır (5) .
8.2- Sosyal yardım başvurularını gösterir
belgelerin tam ve eksiksiz olması sağlanır ve değerlendirilmesi
için Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesine veya Baro Başkanına
sunularak ilgili formlara imzası alınır. Temsilcilikten
gönderilen üst yazılara giden evrak numarası ve tarihi
verilerek bilgi işlem ortamına kaydedilir. Sosyal Yardım
Talep Formu ile Sağlık Yardımı Talep Formu ve ekinde yer
alacak belgeler, Üye tarafından Baro Başkanlığına teslim
edildiği tarihten itibaren en geç bir hafta içerisinde
Fon Müdürlüğüne gönderilir ve birer nüshası Temsilcilik
bünyesinde dosyalanır. Söz konusu belgelerin Yönerge No:1
ve Yönerge No:2’de belirtilen süreler içinde Fon Müdürlüğüne
ulaştırılması sağlanır.
8.3- Fon Müdürlüğü tarafından gönderilen
yazı ve ekinde yer alan belgelere gelen evrak numara ve
tarihi verilerek bilgi işlem ortamına kaydedilir
8.4- Fon Müdürlüğü tarafından, Üyelere
veya vefat eden Üyenin ailesine ödenmek üzere Barolara gönderilen
yardımlar, hak sahiplerine tebliğ edilir. Tebligat tarihinden
itibaren bir ay içerisinde hak sahibince herhangi bir nedenle
alınmayan veya kabul edilmeyen yardımlar, söz konusu bir
aylık sürenin dolmasından itibaren en geç on iş günü içerisinde
Fon Hesabına iade edilir. Aylık İcmal Tablosunda iade nedenleri
de belirtilir.
8.5- Fon Müdürlüğü tarafından Yönerge
No:1 ve Yönerge No:2 kapsamında Üyelere veya vefat eden
Üyenin ailesine ödenmek üzere Barolara gönderilen sosyal
yardımlar, Barolar tarafından ilgililere ödenir.
8.6- Ay sonları itibariyle Barolara
ulaştırılan sosyal yardımların Üyelere veya vefat eden
Üyenin ailesine ödendiğini veya Fon hesabına iade edildiğini
gösterir aylık İcmal Tabloları hazırlanarak Baro Görevli
Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro Başkanının imzasına sunulur.
İcmal Tabloları ile ekinde yer alacak ödeme tutanakları
ve ilgili belgeler üst yazı ekinde takip eden ayın en geç
15 inci gününe kadar Fon Müdürlüğüne ulaştırılır. Ödemeler
tutanak düzenlenerek yapıldıysa; tarih, sayı, parayı teslim
eden ve teslim alan bilgilerini içermeli, vekâleten yapılan
ödemelerde vekâletname fotokopisi tutanak ekinde yer almalıdır.
Ödemeler EFT veya havale ile yapıldıysa banka dekontunda
gönderici ve alıcı bilgileri bulunmalıdır.
8.7- Üye bilgilerinin bilgi işlem ortamında
kayıt altına alınması işlemleri yapılır ve gerekli görülen
hallerde kayıtlar güncelleştirilir.
Fon Bünyesinde İstihdam Edilecek Personelin Özlük Hakları
Madde 9 – Fon Müdürü başta
olmak üzere Fon Müdürlüğü ve Fon Temsilcilikleri personeline
ödenecek ücret ve verilecek sosyal haklar, çalışanların hak
ve sorumluluklarını düzenleyen mevzuat hükümlerine göre Yürütme
Kurulunun önerisi ile Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.
İKİNCİ BÖLÜM
Fon Gelirlerinin İdaresi,
Giderlerin Belgelendirilmesi ve Ödenmesi
Fon Gelirlerinin İdaresi
Madde 10 – Fona ait gelirler
Türkiye Barolar Birliği Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu adına
banka veya finans kuruluşları nezdinde açılan vadesiz mevduat
hesaplarına yatırılır. Yatırılan paralar Fon ihtiyaçları,
ekonomik koşullar ve Yürütme Kurulunun görüş ve önerileri
dikkate alınarak Yönetim Kurulu kararıyla;
a) Vadeli mevduat
b) Devlet Tahvili, Hazine Bonosu
c) Yatırım Fonu,
d) Repo,
e) Vadeli Döviz Tevdiat,
f) Vadesiz Döviz Tevdiat,
g) Altın,
h) Hisse Senedi,
ı) Gayrimenkul yatırımı,
i) Yukarıdaki ve diğer yatırım araçlarından biri
veya birkaçında,
Doğrudan veya portföy yönetim şirketleri aracılığıyla değerlendirilir.
Yatırıma yönlendirilecek tutarın belirlenmesinde öncelikle
fon kapsamında yapılacak yardımlar ve fon faaliyetleri ile
ilgili giderler günlük, haftalık veya aylık süreler itibariyle
dikkate alınır.
Fon Giderleri ve Ödenmesi
Madde 11 – Üyelere yapılacak sosyal yardımlar
Fon hesaplarından, sosyal yardımlar haricinde kalan ve Fon
ile ilgili diğer giderler Yürütme Kurulu Başkanının onayıyla
Birlik hesaplarından karşılanır. Birlik tarafından karşılanan
giderlerle ilgili olarak Fon hesaplarından Birlik hesaplarına
aktarmalar yapılır. Bu aktarmalar ay sonlarında yapılabileceği
gibi harcamaların karşılanması maksadı ile Fon tarafından
Birliğe aybaşlarında avans ödemeleri yapılabilir.
Ay sonlarında Fona ait gider tutarı hesaplanarak mutabakat
sağlanır. Ödenen avans tutarları Fona ait aylık giderlerden
mahsup edilir. Eksik kalan kısım Birlik hesaplarına aktarılır,
fazlalık tutar ise bir sonraki ay avansına ilave olunur.
Sosyal Yardımlar Haricinde Kalan Giderlerin Belgelendirilmesi
ve Ödenmesi
Madde 12 – Fon faaliyetlerinin
yürütülmesi için yapılan harcamaların belgelendirilmesi şarttır.
Bu kapsamda;
a) Alınan mal veya hizmeti gösterir fatura,
b) Perakende satış vesikası,
c) Ödeme kaydedici cihaz fişi,
d) Gider pusulası,
e) Bordro,
f) Belge temini mümkün olmayan hallerde
düzenlenecek harcama tutanağı,
g) Yürütme Kurulu Üyelerinin ücret veya
huzur hakkı dâhil, görevleri sebebiyle yapacakları harcamaları
gösterir “Türkiye Barolar Birliği Sosyal Yardım ve Dayanışma
Fonu Yürütme Kurulu Toplantı Seyahat Tutanağı” nın düzenlenmesi,
Fon Müdürlüğü personelinin görevleri sebebiyle yapacakları
harcamaları gösterir belgelerin düzenlenmesi ve kullanılması
zorunludur.
Harcama belgeleri Yürütme Kurulu Başkanı tarafından onaylanır.
Onay işlemini müteakiben muhasebe kayıtları düzenlenir ve
ilgililere ödeme yapılır.
Yürütme Kurulu üyelerine Yönetim Kurulunca belirlenecek
miktarda ücret veya huzur hakkı ödenir. Yürütme Kurulu Üyeleri
ile Fon Müdürlüğü personelinin görevleri sebebiyle yapacakları
seyahat ve diğer harcamalarına ilişkin ödemeler ise Türkiye
Barolar Birliği Harcırah Yönergesi hükümlerine göre yapılır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Kullanılacak Belgeler ve Tutulacak
Kayıtlar
Kullanılacak Belgeler
Madde 13 – Üyelere gönderilecek sosyal
yardımlara esas alınan ve yapılan sosyal yardımlara ait kayıt
altına alınacak belgeler aşağıda belirtilmiştir.
13.1- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi,
Geçici İş Göremezlik, Olağanüstü ve Cenaze Yardımları Esasları
Yönerge No:1 kapsamında olmak üzere;
13.1.1- Sosyal Yardım Talep Formu;
EK: 1 de yer alan form, Geçici İş Göremezlik ve Olağanüstü
Yardım başvurusunda bulunanlarca doldurulup imzalanarak
ekleri ile birlikte ilgili Baro Başkanlığına sunulur.
Formun ekine;
a) Hastalık Sebebiyle Yapılacak
Geçici İş Göremezlik Yardımı başvurularında, istirahat
süresini gösterir Sağlık Kurulu Raporu,
b) Analık Sebebiyle Yapılacak
Geçici İş Göremezlik Yardımı başvurularında, doğum Raporu,
c) Olağan Dışı Haller Sebebiyle
Yapılacak Geçici İş Göremezlik Yardımı başvurularında,
uzun süreli tedaviyi gerektiren rahatsızlığın teşhisi
ve tedavi niteliğini gösterir Sağlık Kurulu Raporu veya
kurum onaylı Epikriz Belgesi ile kaza geçirilmesi durumunda
Kaza Tespit Tutanağı veya Raporu,
d) Olağanüstü Yardım başvurularında
ise formun ekine ilgili Baro tarafından düzenlenmiş Zarar
Tespit Tutanağı ve Baro Yönetim Kurulu Kararı
eklenir (6) . Baro Başkanının veya Baro Görevli Yönetim
Kurulu Üyesinin imzasının alındığı Sosyal Yardım Talep
Formları ile ekleri, en geç bir hafta içerisinde Baro
Başkanlığı vasıtasıyla Fon Müdürlüğüne iletilir.
13.1.2- İcmal Tablosu; EK: 2 de yer
alan form, Fon Müdürlüğünce ilgililerine iletilmek üzere
Barolara gönderilen yardımların aylık olarak takip edilmesini
sağlamak maksadı ile Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi
tarafından veya Fon Temsilciliği personeli tarafından
düzenlenir. Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro
Başkanı tarafından imzalanan İcmal Tablosu en geç takip
eden ayın 15 inci gününe kadar Fon Müdürlüğüne iletilir.
13.1.3- Cenaze Yardımı Talep Formu;
EK: 3 de yer alan form, vefat eden üyenin cenaze masraflarının
karşılanması maksadıyla yapılacak yardımlar için Baro
Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Fon Temsilciliği personeli
tarafından düzenlenir. Hazırlanan form, Baro Görevli
Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro Başkanınca imzalanarak
en geç bir hafta içinde Fon Müdürlüğüne iletilir.
13.2- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi,
Sağlık Yardımları Esasları Yönerge No:2 kapsamında olmak
üzere;
13.2.1- Sağlık Yardımı Talep Formu;
EK: 4 de yer alan form, Üye, Tedavi Eden Doktor ve Sağlık
Kuruluşu Yetkilisi tarafından doldurularak imzalanır.
Form, ekleri ile birlikte Üye tarafından ilgili Baro
Başkanlığına sunulur. Formun ekine usule uygun ve tam
olarak doldurulmuş şekilde aşağıda belirtilen belgeler
eklenir (7) .
a) Aslı olması şartıyla; dökümlü hastane faturası ve
teminat kapsamındaki giderlere ait faturalar,
b) Aslı yahut verilen sağlık kuruluşu tarafından onaylı
örneği olması şartıyla; Epikriz, ayrıntılı ameliyat raporu
ile gerektiğinde müşahede dosyası, Patoloji raporu, teşhis
yöntemleri uygulandıysa sonucu gösterir rapor
c) Trafik kaza zaptının aslı yahut düzenleyen kurum
tarafından verilecek onaylı örneği.
Sağlık Yardımı Talep Formu ve ekinde yer alan belgeler,
Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi tarafından incelenir.
İlgili Forma Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro
Başkanının imzası alınarak belgelerin düzenlenme tarihinden
itibaren 120 gün içinde Fon Müdürlüğüne ulaşacak şekilde
postayla gönderilir (8) .
13.2.2- Sağlık Yardımı Tespit Tutanağı;
Ekinde Üyelerin Sağlık Yardımı başvurularına ilişkin
belgelerin yer aldığı ve başvuru sonuçlarını gösteren,
Fon Müdürü, Müşavir Hekim ve Yürütme Kurulu Başkanı tarafından
imzalanan tutanaktır. Tutanaklar her bir Üyenin Sağlık
Yardımı başvurusu için ilgililerce doldurularak imzalanır
ve Üyenin dosyasına eklenir.
Tutulacak Kayıtlar
Madde 14 – Türkiye Barolar Birliği bünyesinde
Fon ile ilgili kayıtlar Fon Müdürlüğü ve Muhasebe Müdürlüğü
tarafından tutulur.
14.1- Fon Müdürlüğü tarafından tutulacak
kayıtlar;
14.1.1- Yapılan sosyal yardımların
kayıtları; yapılan sosyal yardımlara ilişkin 13 üncü
maddede belirtilen belge ve ilgili formların bilgi işlem
ortamında belirli bir dosya numarasıyla kaydedilmesi
ve takibini içerir. Oluşturulan dosyalara talep sırasına
göre silsile takip eden numaralar verilir. Dosyalar;
yapılan yazışmalar, yardımlara esas teşkil eden belgeler
ve yapılan yardımı gösterir belgenin bir nüshası eklenerek
saklanır. Dosya numarası; ilgili yıl, yardım sıra no,
il plaka kodu, yardım türü ve giden evrak numarasından
oluşur (örnek; 2006/00104/17/ANALIK/7908).
Yardım talebi kabul edilmeyen başvurular da dosyalanır.
Bu tür dosyalar talep ve red yazıları eklenerek saklanır.
14.1.2- Yürütme Kurulu toplantı kayıtları;
a) Yürütme Kurulu Üyelerinin
gündem maddesi olarak belirlenen konulardaki görüşleri,
alınan kararlar ile varsa karşı oy ve gerekçeleri, Fon
Müdürü tarafından toplantı tutanaklarına kaydedilir.
Tutanaklar, Yürütme Kurulu Üyeleri tarafından imzalanır.
b) Tutanaklar ile toplantılarda
alınan kararlar onaylı ve sıra numaralı “ Türkiye Barolar
Birliği Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu Yürütme Kurulu
Karar Defteri” ne Fon Müdürü tarafından kaydedilir. Karar
Defteri Yürütme Kurulu Üyeleri tarafından imzalanır.
c) Tahminî Bütçe; Yürütme Kurulu
tarafından takip eden yıla ait olmak üzere hazırlanan
Tahminî Bütçe, fon gelir ve gider kalemlerinin yapılan
tahminlere dayanılarak detaylı sınıflandırıldığı mali
rapordur. Tahminî Bütçe takvim yılı başlangıcından itibaren
aylık ve toplam bazda yapılan hesaplama sonuçlarını gösterir
şekilde hazırlanır. Tahminî Bütçe, ilgili olunan yıl
faaliyetleri ve gelirleri dikkate alınarak aylar ya da
belli periyodlar itibariyle yıl içinde revize edilebilir.
Tahmini Bütçe, en geç içinde bulunulan yılın Kasım ayının
sonuna kadar hazırlanarak Yönetim Kurulunun onayına sunulur.
d) İş Programı; Yürütme Kurulunun
bir sonraki bütçe dönemi içinde yapmayı plânladığı faaliyetleri
gösterir programdır. İş Programı, en geç içinde bulunulan
yılın Kasım ayının sonuna kadar hazırlanarak Yönetim
Kurulunun onayına sunulur.
e) Yıllık Bilânço ve Çalışma
Raporu; Yürütme Kurulunun bütçe dönemi
içindeki Fon Faaliyetlerine ve sonuçlarına ilişkin hazırlayacağı
mali tablo ve rapordur. Fonun yıllık bilânçosu ve çalışma
raporu takip eden yılın Ocak ayının sonuna kadar hazırlanarak
Yönetim Kurulunun onayına sunulur.
f) Bütçe Değerlendirme Raporu;
hazırlanan iş programı ve tahminî bütçenin uygulanmasının
takip edildiği ve üçer aylık dönemler itibariyle değerlendirilerek
sonuçlarının Yönetim Kuruluna yazılı olarak bildirildiği
rapor ve mali tablolardan oluşur.
g) Türkiye Barolar Birliği Sosyal
Yardım ve Dayanışma Fonu Yürütme Kurulu Toplantı Seyahat
Tutanağı; Yürütme Kurulu Üyelerinin katıldıkları toplantılar
için huzur hakkı veya ücret ile seyahat harcamalarını
gösterir tutanaktır (Ek–5). Tutanak ekinde ulaşım, konaklama,
yemek ve diğer harcamalarını gösterir belgeler yer alır.
h) Fon faaliyetlerinin yürütülmesinde
ihtiyaç duyulacak mal ve hizmet alımlarına ilişkin kararlar
Yürütme Kurulu tarafından alınır. Alınan kararlar, Yönetim
Kurulunun onayına sunulur ve gerçekleştirilmesi Türkiye
Barolar Birliği Alım Satım ve İhale Yönergesi hükümlerine
göre yapılır.
14.1.3- Diğer Haberleşme Evrakları;
Yönetim Kurulu, Yürütme Kurulu ve Fon Müdürlüğünün Fon
ile ilgili; iç yazışmaları, talimatları, duyuruları,
diğer kurum ve kuruluşlar ile üçüncü şahıslarla yapılan
yazışmalar, sözleşmeler ve mektuplar gibi yazılı belgeleri
ifade eder. Bu belgeler 10 yıl süre ile muhafaza edilir.
14.2- Muhasebe Müdürlüğü tarafından tutulacak
kayıtlar;
14.2.1- Fon faaliyetlerine ait muhasebe
kayıtları Türkiye Barolar Birliği Muhasebe Müdürlüğü
tarafından Tek Düzen Muhasebe Planına ve 213 sayılı Vergi
Usul Kanunu hükümleri çerçevesinde bilânço usulüne göre
tutulur.
14.2.2- Muhasebe Müdürlüğü tarafından
üçer aylık dönemler itibariyle mizan ve bilânçolar hazırlanarak
Fon Müdürlüğüne sunulur. Fon Müdürlüğünce lüzum görülen
hallerde de anılan çalışmalar yapılır. Bu tablolar ışığında
Yürütme Kurulu, Yönetim Kuruluna bütçe uygulaması ile
ilgili olarak bilgi sunar.
14.2.3- Belgelerin muhasebeleştirilmesi,
yetkili kişilerce onaylandığını gösterir imza ve/ veya
yazılı talimatlara göre gerçekleştirilir. Yetkililerin
imzasını taşımayan ve/veya reddedilen belgeler muhasebeleştirilemez.
14.2.4- Fona ait varlıkların envanteri
yıllık bilânço ile birlikte çıkartılır, demirbaş defteri
muhasebe servisi tarafından tutulur.
14.2.5- Muhasebe kayıtlarına esas teşkil
eden belgeler ve defterlerin muhafaza süresi 10 yıldır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme
Yürürlük
Madde 15 – Bu Yönerge Yönetim Kurulunun
onay tarihi olan 27.08.2006 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 16 – Bu Yönerge hükümleri Yürütme
Kurulu tarafından yürütülür.
AÇIKLAMALAR
(1), (2), (3), (4), (5), (6), (7) ve (8) Yönetim Kurulunun
14.01.2007 tarihli 2759/2 sayılı kararı ile 01.01.2007 tarihinden
itibaren geçerli olacak değiştirilmiş şeklidir.
Ekler:
(Aşağıdaki dosyalar MS Word dosyalarıdır.
Fare ile sağ tıklayarak "Hedefi Farklı Faydet" (Save Target
As) diyerek bilgisayarınıza indirebilirsiniz.)
EK 1 - Sosyal Yardım Talep Formu
EK 2 - İcmal Tablosu
EK 3 - Cenaze Yardımı Talep Formu
EK 4 - Sağlık Yardımı Talep Formu
EK 5 - Yürütme Kurulu Toplantı Seyahat Tutanağı
|